Objectif des solutions de gestion de clés ecos secure :

• Assurer la traçabilité des mouvements de clés (qui a pris quoi et quand),
• Permettre l’accès aux clefs uniquement aux personnes autorisées,
• Réduire le nombre de clefs en circulation,
• Diminuer les couts liés à la gestion de clés,
• Réduire les risques de manipulation interdite,

Des cas concrets :

Les clefs des bureaux :

Un employé arrive le matin au bureau, s’identifie sur l’armoire et prend son  ou ses trousseaux de clefs pour accéder à son bureau.

Le soir, en suivant la même procédure, il rend ses clefs avant de partir.

Lorsque plusieurs personnes travaillent dans un même bureau :

Avant : chaque personne possède son propre trousseau de clefs.

Après : un trousseau de clefs à demeure remplace tous les trousseaux identiques d'un même bureau, le premier occupant du bureau qui arrive le matin prend le trousseau dans l’armoire, le dernier reparti le soir, remet le trousseau dans l’armoire. Si le second arrivé le matin ne trouve pas le trousseau dans l’armoire, c’est que les bureaux sont ouverts donc pas besoin d’un trousseau.

Bénéfice : La mise en place d'un système de gestion de clés amène la réduction du nombre de clés en circulation et donc des risques de pertes.

Les salles de réunion :

Avant : le jour de la réunion que j’ai programmée dans la salle 1, impossible de trouver les clés : qui les a utilisées en dernier ? Lorsque j’arrive à la salle 1, elle est déjà occupée, je dois trouver une autre salle pour ma réunion.

Après : grâce à l’intranet de réservation, je réserve la clef de la salle 1 pour le jour et l’heure de la réunion. Si l’utilisateur précédent ne la ramène pas avant le début de ma réunion, je suis prévenu par mail et prendre mes dispositions. A l’heure H, le jour J, je serai le seul à pouvoir retirer cette clef de l’armoire ecos secure.

Bénéfice : La mise en place d'une armoire de gestion de clés améliore l'organisation et le fonctionnement du site.

Les véhicules :

Avant : Le véhicule que j'ai réservé n'est pas utilisable, il a été endommagé et personne n'en a fait état. Je dois trouver une solution de remplacement à la dernière minute.

En tant que chef d'entreprise, je reçois régulièrement les contraventions et excès de vitesse de mes salariés. La recherche des fautifs est quasi impossible compte tenu de notre gestion manuelle.

Après : Je réserve un véhicule précis pour un déplacement. Grâce à l’intranet de gestion des ressources, je suis sûr de disposer du véhicule ou d’être averti suffisamment tôt pour m’organiser différemment.

Après utilisation du véhicule, lorsque je remets la clef dans l’armoire, je saisis via le clavier les informations sur mon trajet. Ainsi, les révisions sont effectuées au bon moment, les dégâts sont signalés et réparés.

Bénéfice : en tant qu'utilisateur, j'ai une meilleure disponibilité des véhicules et une meilleure sécurité des moyens de transports mis à ma disposition.

En tant que chef d'entreprise, la durée de vie des véhicule est augmentée, le coût de mon parc automobile est maîtrisé. De plus, je suis certain qu'à aucun moment un employé ne va utiliser un véhicule qui pourrait présenter un danger pour sa sécurité ou celle d'autrui.

Les locaux techniques :

Dans mon entreprise,  il y a des locaux techniques – par exemple pour l’ascenseur ou la climatisation, des locaux Haute Tension, etc.

Pour réduire les risques d’accidents du travail et protéger la santé des personnes qui travaillent dans ces locaux, je n’en autorise l’accès qu’aux seules personnes habilitées.

Par exemple, pour les employés ayant une formation et une habilitation à intervenir sur les réseaux Haute Tension, ou à manipuler des appareils de levage ou de manutention (CACES), je paramètre dans le logiciel ecos Keyman l’autorisation de prise des clefs des locaux techniques.

Leur droit de prise de clefs expirera automatiquement à l'expiration de leur permis ou au moment du renouvellement de leur habilitation (visite médicale).

Les autres personnes ayant besoin de s’y rendre – par exemple un stagiaire ou un apprenti- devront être accompagnées ou faire la demande de prise de clefs à un administrateur.